Toegankelijke pdf's: wat telt en wanneer HTML beter is

Wanneer een pdf een drempel wordt

Een pdf kan er perfect uitzien en toch onbruikbaar zijn. Een schermlezer ziet de opmaak niet. Hij heeft structuur nodig: welke tekst een kop is, welke een lijst, welke een tabel, en in welke volgorde alles wordt voorgelezen. Ontbreekt die informatie, dan komt de inhoud eruit als één lange stroom tekst, in de verkeerde volgorde of helemaal niet.

Typische problemen: een gescande pagina die alleen een afbeelding is, een opmaak in twee kolommen die dwars over beide kolommen wordt gelezen, een tabel zonder kopcellen, een formulier waarvan de velden geen naam hebben, en afbeeldingen zonder tekstalternatief. Het W3C beschrijft in zijn pdf-technieken voor WCAG hoe je elk van deze problemen voorkomt. De technieken zijn voorbeelden van hoe je aan WCAG voldoet, geen eis op zich.

Wat een pdf toegankelijk maakt

• Tags: een getagde pdf heeft een structuurboom waarin koppen, alinea's, lijsten en tabellen als zodanig zijn gemarkeerd. Zonder tags heeft hulptechnologie bijna niets om mee te werken.
• Leesvolgorde: de volgorde van de tags bepaalt wat het eerst wordt voorgelezen. Controleer die vooral bij kolommen, tekstvakken en zijbalken. De tabvolgorde van links en formuliervelden hoort dezelfde logica te volgen.
• Documenttitel: stel in de documenteigenschappen een zinvolle titel in en laat de viewer die tonen in plaats van de bestandsnaam.
• Documenttaal: stel de hoofdtaal in, zodat een schermlezer de juiste uitspraak gebruikt. Markeer passages in een andere taal apart.
• Alt-tekst voor figuren: informatieve afbeeldingen krijgen een tekstalternatief op hun figure-tag. Puur decoratieve afbeeldingen worden als artefact gemarkeerd, zodat schermlezers ze overslaan.
• Echte tekst in plaats van scans: een gescande pagina is een afbeelding van tekst. Maak de pdf waar mogelijk vanuit het bronbestand. Is dat er niet, dan maakt tekstherkenning (OCR) van de scan echte tekst. Controleer daarna of alle tekst er is en in de juiste volgorde staat.
• Tabelkoppen: datatabellen zijn opgebouwd uit tabel, rijen, kopcellen en datacellen. Kopcellen moeten als kop zijn gemarkeerd, niet alleen vet worden weergegeven.
• Bladwijzers: documenten van meer dan een paar pagina's krijgen bladwijzers, het liefst gemaakt vanuit de koppen. Ze helpen iedereen om overzicht te krijgen zonder door het hele bestand te bladeren.
• Formuliervelden: elk veld heeft een naam die er programmatisch aan gekoppeld is, bijvoorbeeld via de tooltip van het veld. Een label dat alleen naast het veld is gedrukt, is niet genoeg.

Wat een automatische controle vindt, en wat niet

Een tool kan technische eigenschappen lezen: is er een titel, een taal, een structuurboom, hebben figuren een alt-vermelding? Dat zijn goede eerste vragen, en een ontbrekend antwoord is een duidelijke bevinding.

Een tool kan niet beoordelen of een alt-tekst het juiste zegt, of de leesvolgorde klopt, of de juiste cellen als kop zijn gemarkeerd, of dat de tekstherkenning elk getal goed heeft gelezen. Het W3C zegt het duidelijk: evaluatietools kunnen toegankelijkheid niet vaststellen, ze kunnen alleen helpen, en menselijk oordeel is nodig. Vier handmatige controles kosten maar een paar minuten:

1. 1Open de pdf. Toont het venster een echte titel in plaats van de bestandsnaam?
2. 2Luister de eerste pagina's af met een schermlezer of een voorleesfunctie. Worden koppen, kolommen en tabellen in een logische volgorde voorgelezen?
3. 3Sla de pdf op als tekst. Is alle tekst er, in de juiste volgorde, en kloppen de getallen?
4. 4Ga met de Tab-toets door links en formuliervelden. Is de volgorde logisch, en noemt elk veld zijn naam?

Wanneer een HTML-pagina de betere keuze is

Vraag je af wat bezoekers met de inhoud willen doen. Openingstijden, menukaarten, prijslijsten, korte instructies en alles wat vaak verandert, werken meestal beter als gewone webpagina. Een pagina past zich aan kleine schermen en zoom aan, is direct te vinden en te linken, en er is maar één versie om actueel te houden.

Een pdf blijft zinvol voor documenten die mensen afdrukken, ondertekenen of archiveren, of die een vaste opmaak moeten houden. Houd je de pdf, bied de belangrijkste inhoud dan ook als webpagina aan, of zorg er in elk geval voor dat de pdf getagd en gecontroleerd is.

Werken met Do4U

De tool PDF-toegankelijkheid controleren leest een pdf van maximaal 2 MB en meldt de titel, de taal, de structuurtags en de figuren zonder alternatief. De leesvolgorde wordt altijd gemarkeerd voor handmatige controle, omdat een tool die niet kan beoordelen.

Documenten omzetten naar HTML maakt een concept van telkens één pdf-pagina of één afbeelding: semantische HTML met koppen, lijsten en tabellen, plus platte tekst. Controleer elk woord, elk getal en elke tabel met het origineel, en herhaal de taak voor elke pagina in leesvolgorde.

Beide tools geven je bevindingen en concepten. Ze vervangen geen controle door mensen, het liefst ook door iemand die een schermlezer gebruikt. Controleer opnieuw na elke nieuwe versie van het document.