Tillgängliga PDF:er: vad som är viktigt och när HTML passar

När en PDF blir ett hinder

En PDF kan se perfekt ut och ändå vara oanvändbar. En skärmläsare ser inte layouten. Den behöver struktur: vilken text som är en rubrik, vilken som är en lista, vilken som är en tabell och i vilken ordning allt läses. Om den informationen saknas kommer innehållet ut som en enda lång textström, i fel ordning eller inte alls.

Typiska problem: en skannad sida som bara är en bild, en layout i två spalter som läses rakt över båda spalterna, en tabell utan rubrikceller, ett formulär vars fält saknar namn och bilder utan textalternativ. W3C beskriver hur du undviker vart och ett av dem i sina PDF-tekniker för WCAG. Teknikerna är exempel på hur man uppfyller WCAG, inte ett krav i sig.

Det här gör en PDF tillgänglig

• Taggar: en taggad PDF har ett strukturträd där rubriker, stycken, listor och tabeller är märkta som sådana. Utan taggar har hjälpmedel nästan ingenting att arbeta med.
• Läsordning: taggarnas ordning avgör vad som läses först. Kontrollera den särskilt vid spalter, textrutor och sidospalter. Tabbordningen för länkar och formulärfält bör följa samma logik.
• Dokumenttitel: ange en meningsfull titel i dokumentegenskaperna och låt visningsprogrammet visa den i stället för filnamnet.
• Dokumentspråk: ange huvudspråket, så att en skärmläsare använder rätt uttal. Märk avsnitt på ett annat språk separat.
• Alt-text för figurer: informativa bilder får ett textalternativ på sin figurtagg. Rent dekorativa bilder märks som artefakter, så att skärmläsare hoppar över dem.
• Riktig text i stället för skanningar: en skannad sida är en bild av text. Skapa PDF:en från källfilen där du kan. Om det inte finns någon gör textigenkänning (OCR) skanningen till riktig text. Kontrollera sedan att all text finns med och står i rätt ordning.
• Tabellrubriker: datatabeller byggs av tabell, rader, rubrikceller och dataceller. Rubrikceller måste märkas som rubriker, inte bara visas i fetstil.
• Bokmärken: dokument som är längre än några sidor får bokmärken, helst skapade från rubrikerna. De hjälper alla att få överblick utan att bläddra igenom hela filen.
• Formulärfält: varje fält har ett namn som är programmatiskt kopplat till det, till exempel via fältets verktygstips. En etikett som bara står tryckt bredvid fältet räcker inte.

Vad en automatisk kontroll hittar, och vad den inte hittar

Ett verktyg kan läsa tekniska egenskaper: finns det en titel, ett språk, ett strukturträd, har figurerna en alt-post? Det är bra första frågor, och ett saknat svar är ett tydligt fynd.

Ett verktyg kan inte bedöma om en alternativtext säger rätt sak, om läsordningen är begriplig, om rätt celler är märkta som rubriker eller om textigenkänningen fick varje siffra rätt. W3C säger det rakt ut: utvärderingsverktyg kan inte avgöra tillgänglighet, de kan bara hjälpa till, och mänskligt omdöme behövs. Fyra manuella kontroller tar bara några minuter:

1. 1Öppna PDF:en. Visar fönstret en riktig titel i stället för filnamnet?
2. 2Lyssna på de första sidorna med en skärmläsare eller en uppläsningsfunktion. Läses rubriker, spalter och tabeller i en rimlig ordning?
3. 3Spara PDF:en som text. Finns all text med, i rätt ordning, och stämmer siffrorna?
4. 4Gå igenom länkar och formulärfält med tabbtangenten. Är ordningen begriplig, och anger varje fält sitt namn?

När en HTML-sida är det bättre valet

Fråga dig vad besökarna vill göra med innehållet. Öppettider, menyer, prislistor, korta instruktioner och allt som ändras ofta fungerar oftast bättre som en vanlig webbsida. En sida anpassar sig till små skärmar och zoom, kan hittas och länkas direkt, och det finns bara en version att hålla aktuell.

En PDF är fortfarande rimlig för dokument som människor skriver ut, undertecknar eller arkiverar, eller som måste behålla en fast layout. Om du behåller PDF:en, erbjud det viktigaste innehållet även som webbsida, eller se åtminstone till att PDF:en är taggad och kontrollerad.

Arbeta med Do4U

Verktyget Kontrollera PDF-tillgänglighet läser en PDF på upp till 2 MB och rapporterar titel, språk, strukturtaggar och figurer utan alternativ. Läsordningen markeras alltid för manuell granskning, eftersom ett verktyg inte kan bedöma den.

Gör dokument till HTML skapar ett utkast från en PDF-sida eller en bild i taget: semantisk HTML med rubriker, listor och tabeller, plus ren text. Kontrollera varje ord, siffra och tabell mot originalet, och upprepa jobbet för varje sida i läsordning.

Båda verktygen ger dig fynd och utkast. De ersätter inte en granskning av människor, helst med någon som använder skärmläsare. Kontrollera igen efter varje ny version av dokumentet.