Checklist voor je nieuwsbrief: wat je vóór verzending checkt

Waarom je vóór verzending controleert

Een fout in een nieuwsbrief bereikt alle lezers tegelijk: een kapotte link, een lege preview, een afbeelding zonder tekst, een ontbrekende afmeldlink. Je verzenddienst controleert misschien een deel daarvan, maar niet alles. Een vaste checklist kost een paar minuten en vangt de meeste problemen af voordat ze in de inbox belanden.

De onderdelen van een e-mail

Een e-mail is meer dan wat je in de editor ziet. De inbox toont eerst de afzender, het onderwerp en een previewtekst. Dan volgen de inhoud, de links en de footer. Op de achtergrond kunnen er een platte-tekstversie en headerregels zijn die mailprogramma's lezen.

Onderwerp en previewtekst

• Zet de belangrijke woorden vooraan. Waar een onderwerp wordt afgekapt, hangt af van het mailprogramma, het apparaat en het lettertype. Op een telefoon is dat vaak rond 40 tekens, op een desktop meer. Zie dit als richtlijn, niet als regel.
• Schrijf je eigen previewtekst, ook wel preheader genoemd. Zonder preheader toont de inbox de eerste tekst in de e-mail, vaak een regel als 'Bekijk in je browser'.
• Laat de previewtekst iets toevoegen aan het onderwerp in plaats van het te herhalen.
• Vermijd woorden in hoofdletters en rijen uitroeptekens. Lezers vinden ze opdringerig, en sommige spamfilters wegen ze mee.

Afzender

• Gebruik een afzendernaam en -adres die lezers herkennen, hetzelfde voor elke editie.
• Zorg dat antwoorden ergens aankomen. Een antwoordadres dat niemand leest, laat vragen en klachten verloren gaan.
• Zet je afzendergegevens in de footer, zoals bedrijfsnaam en postadres. Welke gegevens verplicht zijn, hangt af van je land en het soort e-mail, dus controleer wat voor jou geldt.

Afmeldlink

Elke nieuwsbrief heeft een zichtbare, werkende manier nodig om je af te melden. Zet de link in de footer met een duidelijke tekst zoals 'Afmelden voor deze nieuwsbrief', en test hem vóór elke verzending.

• De link leidt direct naar de afmeldstap, zonder login.
• Eén klik of één bevestiging is genoeg. Vraag niet opnieuw om het e-mailadres als de link het al kent.
• Verstop de link niet in piepkleine of bleke tekst. Lezers die hem niet vinden, gebruiken vaak de spamknop in plaats daarvan.

Afbeeldingen en alt-tekst

• Geef elke afbeelding die informatie draagt een alt-tekst die zegt wat ze toont of betekent.
• Bij een gelinkte afbeelding of een knop die uit een afbeelding bestaat, noemt de alt-tekst de bestemming of de actie, zoals 'Bekijk de herfstcollectie', niet 'Banner'.
• Markeer puur decoratieve afbeeldingen met een leeg alt-attribuut (alt=""), zodat schermlezers ze overslaan.
• Zet de hoofdboodschap niet alleen in een afbeelding. WCAG vraagt echte tekst in plaats van afbeeldingen van tekst waar de techniek dat toelaat. Logo's zijn een uitzondering.

Meer over het schrijven van alt-tekst lees je in onze gids over alt-tekst.

Tekst, afbeeldingen en grootte

Sommige mailprogramma's laden afbeeldingen pas als de lezer dat toestaat. Een e-mail die vooral uit afbeeldingen bestaat, toont dan lege vakken, en de preview heeft geen tekst. Houd de belangrijkste inhoud als tekst en gebruik afbeeldingen ter ondersteuning. Houd ook de HTML slank: sommige mailprogramma's kappen heel lange berichten af, en daarmee de footer met de afmeldlink.

Linkteksten

• Zeg waar de link heen gaat: 'Bekijk de openingstijden' in plaats van 'Klik hier'. Het doel van een link hoort duidelijk te zijn uit de tekst, of uit de tekst samen met de zin eromheen (WCAG 2.4.4).
• Gebruik https voor elke link.
• Toont een link een adres als tekst, dan hoort hij precies naar dat adres te leiden.
• Controleer de trackingparameters: het moeten de parameters zijn die je bedoelde.

Platte-tekstdeel

Veel verzenddiensten voegen een platte-tekstversie van de e-mail toe. Sommige mailprogramma's en lezers tonen alleen dit deel. Lees het één keer: het hoort de hele boodschap te bevatten, leesbare links en de afmeldlink, niet alleen een melding dat de e-mail niet kan worden weergegeven.

Wat je eerst oplost

Niet elk punt is even belangrijk of even snel op te lossen. De matrix toont onze inschatting, geen meting.

De korte checklist

1. 1Onderwerp: belangrijke woorden vooraan, geen hoofdletters voor nadruk.
2. 2Previewtekst: je eigen, voegt iets toe aan het onderwerp.
3. 3Afzender: herkenbare naam, werkend antwoordadres, afzendergegevens in de footer.
4. 4Afmelden: zichtbaar, werkt zonder login, getest.
5. 5Afbeeldingen: alt-tekst voor inhoud, lege alt voor decoratie, hoofdboodschap als tekst.
6. 6Links: duidelijke teksten, https, de bedoelde tracking.
7. 7Platte tekst: volledig en leesbaar.
8. 8Testverzending: naar jezelf, op een telefoon en een desktop, in lichte en donkere modus.

Werken met Do4U

De tool Nieuwsbrief-check leest je nieuwsbrief voordat je hem verstuurt. Je plakt de HTML of kiest een opgeslagen .html- of .eml-bestand. De code telt de lengte van het onderwerp en de previewtekst en toont richtlijnen voor telefoon en desktop. Hij markeert hoofdletters, veel uitroeptekens en woorden die sommige spamfilters meewegen, zoekt de afmeldlink en de afzendergegevens, vindt afbeeldingen zonder alt-tekst, vergelijkt tekst en afbeeldingen en meet de grootte van de HTML. Elke link wordt vermeld met zijn tekst, trackingparameters en problemen zoals http of 'klik hier'. Bij een .eml-bestand controleert hij ook het platte-tekstdeel en de List-Unsubscribe-header. De AI stelt daarna onderwerpregels met een previewtekst voor, en de code laat suggesties vallen die te lang zijn of een cijfer bevatten dat niet in je e-mail staat.

Do4U opent nooit je links en verstuurt niets. Het vindt hints, jij controleert en beslist. Het controleert niet hoe je e-mail wordt verzonden, bijvoorbeeld SPF, DKIM of DMARC, en het beoordeelt niet welke wettelijke regels voor jou gelden.